Form 03, Decree 219/2025: Explaining Labour Demand and Applying for a Vietnam Work Permit

Since 7 August 2025, Decree 219/2025/ND-CP has replaced the old rules on foreign workers: approval of labour demand and the work permit application are combined into one file. Form 03 is the employer's document that both explains the demand and applies for issuing/re-issuing/extending the work permit.

Contents

Who uses this form?

Companies and organisations hiring foreigners as managers, executives, experts or technical workers.

📥 Download form Mẫu 03 NĐ 219 (latest version)

Which language to fill in: This official form exists only in Vietnamese and must be completed in Vietnamese (foreigners' names in CAPITAL LETTERS as in the passport). This guide explains each field in English so you or your company can fill it in correctly – a translated form will not be accepted.

Filled-in sample

Sample form Mẫu 03 NĐ 219 – page 1 (blue text = what you fill in; fictitious data)

Sample form Mẫu 03 NĐ 219 – page 2 (blue text = what you fill in; fictitious data)

How to fill in each field

Field on the form	How to fill it in	Example
1. Tên người sử dụng lao động Tên người sử dụng lao động	Full name of the company/organisation.	CÔNG TY TNHH XYZ VIỆT NAM
2. Loại hình người sử dụng lao động (2) Loại hình người sử dụng lao động (2)	Choose the correct type per note (2).	Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
3. Mã số định danh người sử dụng lao động (nếu có) Mã số định danh người sử dụng lao động (nếu có)	Enterprise code/tax code.	0312345678
4. Tổng số người lao động đang làm việc cho người sử dụng lao động: … người. Trong đó số người lao động nước ngoài đang làm việc là: … người Tổng số người lao động đang làm việc cho người sử dụng lao động: … người. Trong đó số người lao động nước ngoài đang làm việc là: … người	Total employees and number of foreign employees.	120 người; trong đó 3 người nước ngoài
5. Địa chỉ (3) Địa chỉ (3)	Head office address: number, street, ward/commune, province/city.	45 Nguyễn Huệ, phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh
6. Điện thoại; Email (nếu có) Điện thoại; Email (nếu có)	Phone, email.	028 3800 0000 – hr@xyz.example.com
7. Giấy phép kinh doanh/thành lập/hoạt động số; cơ quan cấp; có giá trị đến ngày; lĩnh vực kinh doanh/hoạt động chính (4) Giấy phép kinh doanh/thành lập/hoạt động số; cơ quan cấp; có giá trị đến ngày; lĩnh vực kinh doanh/hoạt động chính (4)	Business licence number, issuer, validity, main sector (level-1 code).	GCN ĐKDN 0312345678 – Sở Tài chính TP.HCM – không thời hạn – C: Công nghiệp chế biến, chế tạo
* Trường hợp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện (nếu có): giấy phép số; lĩnh vực (5); cơ quan cấp; thời hạn * Trường hợp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện (nếu có): giấy phép số; lĩnh vực (5); cơ quan cấp; thời hạn	Only if the business has conditional business lines.	/
8. Người nộp hồ sơ để liên hệ khi cần thiết (số điện thoại, email) Người nộp hồ sơ để liên hệ khi cần thiết (số điện thoại, email)	Contact person for the application.	Phạm Thu Hà – 0908 777 888 – ha.pham@xyz.example.com
Trường hợp cấp lại giấy phép lao động, đề nghị ghi rõ lý do Trường hợp cấp lại giấy phép lao động, đề nghị ghi rõ lý do	Reason only for re-issuance; put a slash for a new permit.	/
a. Họ và tên (In hoa)/Full name (In capital letters) Họ và tên (In hoa)/Full name (In capital letters)	Employee's full name in CAPITALS.	JOHN MICHAEL SMITH
b. Ngày, tháng, năm sinh/Date of birth Ngày, tháng, năm sinh/Date of birth	Date of birth.	15/04/1985
c. Giới tính (Nam/Nữ)/Sex (Male/Female) Giới tính (Nam/Nữ)/Sex (Male/Female)	Sex.	Nam / Male
d. Quốc tịch/Nationality Quốc tịch/Nationality	Nationality.	Anh / British
đ. Số hộ chiếu/Passport number; Có giá trị đến ngày/Date of expiry Số hộ chiếu/Passport number; Có giá trị đến ngày/Date of expiry	Passport number and expiry date.	123456789 – 20/03/2032
e. Mã số định danh cá nhân (nếu có)/Personal Identification Number (If any) Mã số định danh cá nhân (nếu có)/Personal Identification Number (If any)	Personal ID number (if any).	/
a. Vị trí công việc (6)/Job assignment; Cụ thể, lĩnh vực làm việc (7)/Job field Vị trí công việc (6)/Job assignment; Cụ thể, lĩnh vực làm việc (7)/Job field	Position (manager, executive, expert, technical worker) and job by level-3 code of Decision 34/2020/QD-TTg.	Chuyên gia – Kỹ sư cơ khí (mã nghề cấp 3: 214)
b. Hình thức làm việc (8)/Working form Hình thức làm việc (8)/Working form	Working form under Art. 2(1) of Decree 219 (labour contract, intra-company transfer…).	Thực hiện hợp đồng lao động (điểm a khoản 1 Điều 2 NĐ 219/2025)
c. Trình độ chuyên môn kỹ thuật (nếu có) (9)/Technical professional qualification Trình độ chuyên môn kỹ thuật (nếu có) (9)/Technical professional qualification	Qualification (PhD, master, bachelor…).	Đại học – Kỹ sư cơ khí
d. Làm việc tại (nếu khác người sử dụng lao động ở mục I): tên; loại hình (10); mã số định danh Làm việc tại (nếu khác người sử dụng lao động ở mục I): tên; loại hình (10); mã số định danh	Only if working for a unit other than the one in section I.	/
đ. Địa điểm làm việc (liệt kê cụ thể) (11)/Working place Địa điểm làm việc (liệt kê cụ thể) (11)/Working place	All work locations.	Nhà máy XYZ, Lô A1, KCN Tân Thuận, phường Tân Thuận, TP.HCM
e. Thời hạn làm việc/Period of work: từ … đến … Thời hạn làm việc/Period of work: từ … đến …	Working period (work permit max. 2 years, extendable once for up to 2 years).	01/02/2027 – 31/01/2029
3. Quá trình đào tạo (áp dụng đối với trường hợp cấp giấy phép lao động): ghi cụ thể quá trình đào tạo, bằng cấp (nếu có) Quá trình đào tạo (áp dụng đối với trường hợp cấp giấy phép lao động): ghi cụ thể quá trình đào tạo, bằng cấp (nếu có)	Education and degrees.	2003–2007: Cử nhân Kỹ thuật cơ khí, University of Manchester (Anh)
4. Quá trình làm việc (áp dụng đối với trường hợp cấp giấy phép lao động): tên người sử dụng lao động, thời gian làm việc, vị trí công việc (cụ thể lĩnh vực làm việc) phù hợp với vị trí dự kiến Quá trình làm việc (áp dụng đối với trường hợp cấp giấy phép lao động): tên người sử dụng lao động, thời gian làm việc, vị trí công việc (cụ thể lĩnh vực làm việc) phù hợp với vị trí dự kiến	Relevant work experience.	2008–2026: ABC Engineering Ltd (Anh) – Kỹ sư cơ khí, thiết kế dây chuyền sản xuất
5. Hình thức nhận kết quả (trực tuyến/trực tiếp/dịch vụ bưu chính công ích); địa chỉ nhận kết quả (12) Hình thức nhận kết quả (trực tuyến/trực tiếp/dịch vụ bưu chính công ích); địa chỉ nhận kết quả (12)	How and where to receive the result.	Dịch vụ bưu chính công ích – 45 Nguyễn Huệ, phường Sài Gòn, TP.HCM

Supporting documents and where to submit

File 10–60 days before the expected start date.
Attach: health certificate (max. 12 months old), criminal record certificate (max. 6 months old), passport, two 4×6 cm photos, proof of working form and qualifications (degrees, experience letters) – foreign documents must be legalised and have a certified translation.
Submit online on the National Public Service Portal, or in person/by post at the provincial Public Administration Service Centre where the employee works.
Processing time: 5 working days after a complete file is received (per locally published procedures).

Common mistakes that get applications returned

Not posting the job for Vietnamese workers at least 5 days before filing (where required).
Job not stated by level-3 occupation code.
Criminal record older than 6 months, health certificate older than 12 months.
Foreign documents not legalised.