Une entreprise peut gérer en interne les démarches d’immigration de son personnel étranger si elle dispose déjà d’un compte sur le portail des services publics, a enregistré son spécimen de cachet et de signature (formulaire NA16) et emploie du personnel qui connaît la réglementation. Si vous ne parrainez que quelques personnes par an, n’avez pas d’équipe administrative dédiée ou devez traiter des dossiers complexes (permis de travail, cartes de résident, documents étrangers à légaliser), faire appel à une agence d’immigration est généralement plus rapide et moins risqué.
Ce dont une entreprise a besoin pour déposer les dossiers en interne
- Statut de parrain : une entreprise exerçant légalement au Vietnam et ayant un besoin réel d’inviter ou de parrainer des étrangers.
- Enregistrement du cachet et de la signature auprès des services de l’immigration (formulaire NA16) avant le premier parrainage.
- Un compte entreprise sur le portail des services publics pour déposer en ligne et suivre les résultats.
- Connaissance des formulaires : NA2 (approbation d’entrée), NA5 (délivrance ou prolongation de visa), NA6 et NA8 (carte de résident), selon les modèles actuels du ministère de la Sécurité publique.
- La procédure de permis de travail auprès de l’autorité du travail, avant le visa LD et la carte de résident.
- Une personne chargée du suivi des échéances pour le visa, la carte de résident, le permis de travail et la déclaration de résidence de chaque salarié.
En interne ou via une agence
| Critère | En interne | Agence d’immigration |
|---|---|---|
| Coût | Uniquement les frais administratifs, plus le temps du personnel | Frais administratifs + frais de service |
| Délai de mise en place | Plus long la première fois (compte sur le portail, enregistrement du cachet) | Rapide ; l’agence dispose déjà d’un processus |
| Risque d’erreurs | Élevé si vous déposez rarement ; les refus sont fréquents | Plus faible grâce aux vérifications avant dépôt |
| Documents étrangers | Vous organisez la légalisation et la traduction | Accompagnement et prise en charge de A à Z |
| Suivi des échéances | Vous le gérez vous-même | Rappels et renouvellements dans les délais |
| Idéal pour | Nombreux salariés parrainés, équipe dédiée | Peu de dossiers, cas urgents ou complexes |
Quand gérer en interne
- Vous parrainez régulièrement de nombreux étrangers et disposez d’une équipe administrative dédiée.
- Les dossiers sont simples et répétitifs, par exemple la prolongation de la même catégorie de visa pour des salariés déjà en poste.
- Vous disposez déjà du compte sur le portail, du cachet enregistré et d’une expérience des dépôts.
Quand faire appel à une agence
- C’est la première fois que vous parrainez un étranger et rien n’est encore enregistré.
- Vous avez besoin du dossier complet : permis de travail, lettre d’approbation, visa LD et carte de résident temporaire.
- Le dossier est urgent : un expert arrive bientôt ou un visa est sur le point d’expirer.
- Des documents délivrés à l’étranger doivent être légalisés par voie consulaire et traduits.
- Le salarié a déjà essuyé un refus, a dépassé la durée de séjour autorisée ou doit changer l’objet de son visa.
Une approche hybride
De nombreuses entreprises traitent elles-mêmes les dossiers simples et externalisent les cas complexes ou urgents, ce qui réduit les coûts tout en limitant les risques. Pour les tarifs, consultez le coût d’un visa ou d’une carte de résident au Vietnam via une agence (2026). Si vous faites appel à une agence, lisez comment choisir une agence de visa fiable.
Les risques d’un dossier mal préparé
- Dossiers refusés, vols retardés ou salariés dans l’impossibilité de commencer à travailler.
- Les étrangers qui travaillent sans permis de travail ou avec un visa inadapté s’exposent à des amendes, tout comme l’employeur.
- Les dépassements de séjour entraînent des amendes administratives et peuvent compromettre les entrées futures.
FAQ
Une entreprise nouvellement créée peut-elle parrainer des étrangers ?
Oui, si elle exerce légalement et a un besoin réel. Elle doit enregistrer son spécimen de cachet et de signature avant le premier parrainage.
Si nous faisons appel à une agence, que nous reste-t-il à faire ?
Fournir les documents de l’entreprise et du salarié, puis signer et tamponner les formulaires. L’agence prépare, dépose et récupère le résultat.
Pouvons-nous mandater quelqu’un d’autre pour déposer le dossier ?
Oui. L’entreprise peut mandater une personne ou une agence pour déposer le dossier et récupérer les résultats au bureau de l’immigration.
Besoin d’aide pour les démarches de votre personnel étranger ?
Info Travel propose des services d’immigration pour étrangers de bout en bout aux entreprises dans tout le pays. Zalo/WhatsApp: +84327828822 / Hotline: +84903782118.
