Doanh nghiệp tự làm hồ sơ hay thuê dịch vụ xuất nhập cảnh?

Doanh nghiệp có thể tự làm hồ sơ xuất nhập cảnh cho người nước ngoài nếu đã có tài khoản trên cổng dịch vụ công, đăng ký mẫu dấu và chữ ký (mẫu NA16) và có nhân sự nắm quy định. Nếu chỉ bảo lãnh vài người mỗi năm, thiếu nhân sự chuyên trách hoặc hồ sơ phức tạp (giấy phép lao động, thẻ tạm trú, giấy tờ nước ngoài cần hợp pháp hóa), thuê dịch vụ xuất nhập cảnh thường nhanh và ít rủi ro hơn.

Danh mục

Doanh nghiệp cần gì để tự làm?

Tư cách bảo lãnh: doanh nghiệp hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, có nhu cầu thực tế mời, bảo lãnh người nước ngoài.
Đăng ký mẫu dấu, chữ ký với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh (mẫu NA16) trước lần bảo lãnh đầu tiên.
Tài khoản doanh nghiệp trên Cổng dịch vụ công để nộp hồ sơ trực tuyến, theo dõi kết quả.
Nắm mẫu tờ khai NA2 (đề nghị xét duyệt nhập cảnh), NA5 (cấp, gia hạn visa), NA6, NA8 (thẻ tạm trú) theo mẫu mới của Bộ Công an.
Quy trình giấy phép lao động tại cơ quan lao động trước khi xin visa LĐ và thẻ tạm trú.
Nhân sự theo dõi thời hạn visa, thẻ tạm trú, giấy phép lao động và khai báo tạm trú cho từng người.

So sánh tự làm và thuê dịch vụ

Tiêu chí	Doanh nghiệp tự làm	Thuê dịch vụ xuất nhập cảnh
Chi phí	Chỉ lệ phí nhà nước, nhưng tốn giờ công nhân sự	Lệ phí nhà nước + phí dịch vụ
Thời gian chuẩn bị	Lâu hơn ở lần đầu (đăng ký tài khoản, mẫu dấu)	Nhanh, đơn vị đã có quy trình sẵn
Rủi ro sai sót	Cao nếu ít làm, dễ bị trả hồ sơ	Thấp hơn nhờ kiểm tra trước khi nộp
Giấy tờ nước ngoài	Tự lo hợp pháp hóa, dịch thuật	Được hướng dẫn và làm trọn gói
Theo dõi thời hạn	Phải tự quản lý	Được nhắc hạn, gia hạn kịp thời
Phù hợp	Bảo lãnh nhiều người, có bộ phận chuyên trách	Ít hồ sơ, hồ sơ gấp hoặc phức tạp

Khi nào nên tự làm?

Doanh nghiệp bảo lãnh số lượng lớn, đều đặn và có nhân sự hành chính chuyên trách.
Hồ sơ đơn giản, lặp lại (ví dụ gia hạn cùng diện visa cho nhân viên cũ).
Đã có tài khoản, mẫu dấu và kinh nghiệm nộp hồ sơ trước đó.

Khi nào nên thuê dịch vụ?

Lần đầu bảo lãnh người nước ngoài, chưa đăng ký mẫu dấu, tài khoản.
Cần trọn gói: giấy phép lao động, công văn nhập cảnh, visa LĐ và thẻ tạm trú.
Hồ sơ gấp, chuyên gia sắp sang hoặc visa sắp hết hạn.
Giấy tờ cấp ở nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật.
Người lao động đã từng bị trả hồ sơ, quá hạn tạm trú hoặc cần chuyển đổi mục đích visa.

Phương án kết hợp

Nhiều doanh nghiệp tự làm các hồ sơ đơn giản và thuê dịch vụ cho hồ sơ phức tạp hoặc gấp. Cách này vừa tiết kiệm vừa hạn chế rủi ro. Chi phí từng dịch vụ: xem chi phí làm visa, thẻ tạm trú qua công ty dịch vụ 2026. Nếu chọn thuê, tham khảo cách chọn công ty dịch vụ visa uy tín.

Rủi ro khi làm sai hồ sơ

Hồ sơ bị trả, chuyên gia phải hoãn chuyến bay hoặc dừng công việc.
Người nước ngoài làm việc khi chưa có giấy phép lao động hoặc visa sai mục đích bị xử phạt; doanh nghiệp sử dụng lao động cũng có thể bị phạt.
Quá hạn tạm trú bị xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến lần nhập cảnh sau.