Hợp pháp hóa lãnh sự qua bưu điện, giấy ủy quyền và thời hạn

Hợp pháp hóa lãnh sự (tiếng Anh là consular legalisation, hay legalization) không bắt buộc phải nộp trực tiếp. Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hồ sơ có thể gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến. Bài này hướng dẫn cách hợp pháp hóa lãnh sự qua bưu điện, khi nào cần giấy ủy quyền, mẫu nội dung giấy ủy quyền và thời hạn của giấy tờ đã hợp pháp hóa.

Danh mục

Hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện

Bước 1: chuẩn bị tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu ban hành kèm Thông tư 11/2025/TT-BNG), giấy tờ cần hợp pháp hóa (đã được nước cấp chứng nhận), bản chụp giấy tờ tùy thân của người đề nghị.
Bước 2: kèm chứng từ nộp lệ phí và phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận để gửi trả kết quả (đã trả phí chuyển phát).
Bước 3: gửi hồ sơ đến Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao, Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM.
Bước 4: nhận kết quả qua bưu điện tại địa chỉ đã ghi.

Ngoài ra có thể nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao và nhận kết quả qua bưu điện. Hướng dẫn chi tiết: hồ sơ và quy trình hợp pháp hóa lãnh sự · hướng dẫn điền tờ khai.

Có cần giấy ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự không?

Thông thường người nộp hồ sơ không bắt buộc phải là chủ giấy tờ và không cần giấy ủy quyền; chỉ cần xuất trình giấy tờ tùy thân của người nộp. Tuy nhiên một số trường hợp (nhận kết quả thay, cơ quan tiếp nhận yêu cầu thêm) nên có giấy ủy quyền để tránh phải bổ sung.

Mẫu nội dung giấy ủy quyền

Thông tin người ủy quyền: họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu/CCCD, địa chỉ.
Thông tin người được ủy quyền: họ tên, ngày sinh, số CCCD/hộ chiếu, địa chỉ.
Nội dung ủy quyền: thay mặt nộp hồ sơ, nộp lệ phí và nhận kết quả hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ (liệt kê cụ thể).
Thời hạn ủy quyền, ngày lập, chữ ký hai bên (nên công chứng hoặc chứng thực chữ ký).

Liên hệ Info Travel qua Zalo để nhận mẫu giấy ủy quyền điền sẵn theo hồ sơ của bạn.

Thời hạn của giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự

Con dấu hợp pháp hóa lãnh sự không có thời hạn riêng; giá trị sử dụng phụ thuộc giấy tờ gốc.
Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu giấy tờ cấp gần đây, ví dụ lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thường chỉ nhận trong vòng 6 tháng.
Bằng cấp, giấy khai sinh đã hợp pháp hóa thường dùng lâu dài.
Từ 11/9/2026, với nước áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam, có thể dùng chứng nhận Apostille thay cho hợp pháp hóa. Xem giấy tờ nào không cần hợp pháp hóa lãnh sự.