Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội: địa chỉ, giờ làm việc 2026

Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội ở số 27 Liễu Giai, phường Ngọc Hà, điện thoại +84 24 3846 3000 (ngoài giờ chuyển tới tổng đài). Quầy lãnh sự mở thứ Hai–thứ Sáu 8:30–12:00 và 13:30–16:45, phụ trách công dân Nhật ở Hà Nội và 17 tỉnh, thành phía Bắc đến Hà Tĩnh. Đại sứ quán cấp hộ chiếu, giấy thông hành về nước, các loại giấy chứng nhận, tiếp nhận khai báo hộ tịch – quốc tịch và đăng ký bầu cử ở nước ngoài. Info Travel hỗ trợ người Nhật về visa, thẻ tạm trú, hợp pháp hóa và dịch thuật – WhatsApp +84327828822.

Danh mục

Thông tin liên hệ

Thông tin	Chi tiết
Địa chỉ	27 Liễu Giai, phường Ngọc Hà, Hà Nội
Điện thoại	+84 24 3846 3000 (fax +84 24 3846 3043)
Email	Lãnh sự: ryoujihan@ha.mofa.go.jp – Tổng hợp: soumuhan@ha.mofa.go.jp
Website	https://www.vn.emb-japan.go.jp/
Giờ làm việc	Thứ Hai–thứ Sáu (trừ ngày nghỉ): quầy lãnh sự 8:30–12:00, 13:30–16:45; điện thoại 8:30–12:00, 13:00–17:15; nộp visa Nhật 8:30–11:30, trả visa 13:30–16:45
Khu vực phụ trách	Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bắc Ninh, Tuyên Quang, Cao Bằng, Lai Châu, Lào Cai, Thái Nguyên, Điện Biên, Lạng Sơn, Sơn La, Phú Thọ, Hưng Yên, Ninh Bình, Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh (bao gồm địa bàn các tỉnh cũ đã sáp nhập)

Dịch vụ lãnh sự cho công dân Nhật Bản

Trang thông tin lãnh sự của Đại sứ quán liệt kê các dịch vụ dành cho người Nhật sinh sống, làm việc tại miền Bắc:

Khai báo cư trú (在留届) và đăng ký “Tabi-Regi” cho người đi ngắn ngày.
Đăng ký cử tri ở nước ngoài (在外選挙).
Nộp đơn cấp hộ chiếu; khi mất hộ chiếu có thể cấp hộ chiếu mới hoặc giấy thông hành về nước.
Khai báo hộ tịch và quốc tịch (kết hôn, khai sinh…).
Cấp các loại giấy chứng nhận (chứng nhận chữ ký, cư trú…), giấy chứng nhận lý lịch tư pháp (cần đặt hẹn, mất khoảng hai tháng vì hồ sơ gửi về Nhật).
Thông tin về thẻ My Number, lương hưu – bảo hiểm xã hội, bằng lái xe, kiểm dịch vật nuôi; an toàn và y tế.

Ngoài ra Đại sứ quán nhận hồ sơ thị thực Nhật Bản cho người Việt Nam theo khung giờ riêng.

Những điều cần biết trước khi đến

Đặt hẹn: bắt buộc với hồ sơ lý lịch tư pháp; các thủ tục khác nên kiểm tra website hoặc gọi trước vì quy định có thể thay đổi.
Dành thêm thời gian: Đại sứ quán khuyên khách đến sớm, tránh sát giờ đóng quầy.
Mang hộ chiếu (hoặc giấy tờ chứng minh nhân thân), giấy tờ gốc liên quan và ảnh nếu làm hộ chiếu.
Ngày nghỉ: đóng cửa vào các ngày lễ Việt Nam và một số ngày lễ Nhật Bản theo lịch Đại sứ quán công bố.
Email đúng bộ phận: việc lãnh sự gửi ryoujihan@ha.mofa.go.jp.
Kiểm tra an ninh ở cổng: bảo vệ xếp hàng và kiểm tra giấy tờ tùy thân trước khi cho vào, nên cầm sẵn hộ chiếu/CCCD.
Phòng chờ thường đông và bí, không có nước uống – mang theo chai nước và tránh khung giờ sát giờ nghỉ trưa.
Tự chuẩn bị danh mục giấy tờ theo hướng dẫn trên website: nhân viên quầy thường chỉ thông báo hồ sơ thiếu chứ ít giải thích chi tiết, nên hỏi thêm ở bàn thông tin nếu chưa rõ.

Người nước ngoài thường cần hỗ trợ gì khi tìm đến Đại sứ quán Nhật Bản

Dưới đây là những việc công dân Nhật Bản tại Việt Nam hay phải giải quyết, kèm phần việc liên quan phía Việt Nam:

Thất lạc hộ chiếu: (1) lấy xác nhận trình báo mất tại công an; (2) đến Đại sứ quán Nhật Bản xin giấy thông hành khẩn cấp/hộ chiếu mới; (3) làm thị thực mới hoặc thị thực xuất cảnh vì visa cũ đã mất cùng hộ chiếu. Bước (3) là thủ tục xuất cảnh – Info Travel có thể làm thay phần lớn giấy tờ.
Đổi hộ chiếu khi sắp hết hạn: sau khi có hộ chiếu mới, cần chuyển thị thực hoặc thẻ tạm trú sang hộ chiếu mới để tránh rắc rối khi xuất nhập cảnh.
Hồ sơ kết hôn, khai sinh, lao động: giấy xác nhận độc thân/tình trạng hôn nhân, khai sinh, lý lịch tư pháp, bằng cấp – thường phải có Apostille (hoặc hợp pháp hóa lãnh sự nếu Apostille không áp dụng) và dịch thuật công chứng.
Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền, hợp đồng dùng tại Nhật Bản.
Đăng ký công dân, bầu cử khi sinh sống dài hạn tại Việt Nam.

Hỗ trợ làm hộ chiếu Nhật Bản tại Việt Nam

Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội có nhận hồ sơ cấp hộ chiếu cho công dân trong khu vực phụ trách. Khi mất hộ chiếu, cần lấy giấy xác nhận trình báo mất của công an trước; sau đó Đại sứ quán có thể cấp hộ chiếu mới hoặc giấy thông hành về nước (帰国のための渡航書). Người xin thường phải tự đến quầy nộp và nhận.

Info Travel giúp người Nhật: xin giấy xác nhận mất tại công an (hỗ trợ phiên dịch), chuẩn bị ảnh, dịch giấy tờ, hướng dẫn lịch đến quầy. Sau khi có hộ chiếu mới, chúng tôi chuyển visa hoặc thẻ tạm trú sang hộ chiếu mới, hoặc làm thị thực xuất cảnh – trong phạm vi Đại sứ quán cho phép, không thay thế việc đương sự trực tiếp làm thủ tục.

Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự (dấu Bộ Ngoại giao / Sở Ngoại vụ) và dịch thuật công chứng

Công ước Apostille (Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài) có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Nhật Bản là thành viên lâu năm của Công ước và không phản đối việc Việt Nam gia nhập, nên giấy tờ công giữa hai nước nay chỉ cần chứng nhận Apostille. Chi tiết xem bài hợp pháp hóa lãnh sự.

a) Giấy tờ do Nhật Bản cấp, dùng tại Việt Nam

Giấy tờ công của Nhật (trích lục hộ tịch 戸籍謄本, giấy chứng nhận cư trú 住民票, lý lịch tư pháp, bằng cấp…) được Bộ Ngoại giao Nhật Bản (外務省) cấp Apostille. Bước 公印確認 và dấu hợp pháp hóa của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở Nhật không còn cần thiết. Sau đó chỉ cần dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

b) Giấy tờ Việt Nam dùng tại Nhật Bản

Giấy tờ công Việt Nam (bằng cấp, lý lịch tư pháp, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn…) được Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao, Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM cấp Apostille, kèm bản dịch tiếng Nhật theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận – không phải mang sang Đại sứ quán Nhật Bản hợp pháp hóa nữa.

Trường hợp vẫn phải hợp pháp hóa

Giấy tờ do chính Đại sứ quán Nhật Bản cấp (như giấy chứng nhận chữ ký 署名証明, giấy chứng nhận cư trú ở nước ngoài 在留証明) là giấy tờ của cơ quan lãnh sự nên nằm ngoài phạm vi Công ước; nếu dùng tại Việt Nam, chúng vẫn được hợp pháp hóa tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM. Một số giấy tờ thương mại, hải quan cũng vậy – trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.

Info Travel nhận trọn gói chuỗi việc này: dịch thuật, công chứng, xin dấu Bộ Ngoại giao/Sở Ngoại vụ, nộp và nhận hồ sơ hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện – xem dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự. Chi phí phụ thuộc loại giấy tờ và số trang; vui lòng nhắn WhatsApp +84327828822 để được báo giá.

Các cơ quan đại diện khác của Nhật Bản tại Việt Nam

Công dân Nhật Bản cần làm thủ tục tại cơ quan phụ trách nơi mình cư trú:

Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM – 261 Điện Biên Phủ, phụ trách TP.HCM và các tỉnh phía Nam.
Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng – phụ trách Đà Nẵng, Huế, Quảng Trị, Quảng Ngãi, Gia Lai.

Câu hỏi thường gặp

Đại sứ quán Nhật Bản có giải quyết visa Việt Nam cho người Nhật không?

Không. Đại sứ quán nói rõ không quyết định hồ sơ thị thực Việt Nam; việc này thuộc Cục Quản lý xuất nhập cảnh Việt Nam hoặc Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật.