Hồ sơ và quy trình hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ và quy trình hợp pháp hóa lãnh sự được quy định cụ thể tại Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Theo đó, đương đơn cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện theo quy trình đã được quy định. Bài viết dưới đây Info Travel sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z.

Danh mục

1. Hồ sơ cần chuẩn bị những gì?

Hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự được chia thành 2 trường hợp như sau:

1.1. Hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu được cấp tại Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (download) hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online;
Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực;
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;
01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;
01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện);
01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

1.2. Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu được cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu sự LS/HPH-1012-TK hoặc bản in tờ khai mẫu hợp pháp hóa lãnh sự online;
Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm chứng nhận;
01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận và 01 bản chụp bản dịch nêu trên;
01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

Lưu ý: Khi chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

2. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự

Dưới đây, Info Travel sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cụ thể 2 trường hợp:

2.1. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Để có thể sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam, bạn cần thực hiện 02 bước sau:

Bước 1: Chứng thực giấy tờ, tài liệu cấp ở nước ngoài. Tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành.

Bước 2: Xin chứng nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành

Mang tài liệu cấp tại nước ngoài đã được công chứng đến chứng thực tại:

Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi văn bản đã được ban hành, hoặc
Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam (áp dụng với trường hợp văn bản này đã hoàn thành bước 1 có sẵn tại Việt Nam).

Bước 3: Xin chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam. Để hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam

Chuẩn bị bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại mục hồ sơ nêu trên.
Mang bộ hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.

Bước 4: Dịch thuật công chứng tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam

2.2. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam

Để có thể sử dụng giấy tờ Việt Nam tại nước ngoài, bạn cần thực hiện quy trình sau:

Bước 1: Dịch thuật công chứng tài liệu Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Anh hoặc tiếng quốc gia nơi văn bản cần sử dụng

Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam

Mang hồ sơ đã chuẩn bị theo mục Hồ Sơ nêu trên kèm bản dịch đến:

Cục lãnh sự – Bộ Ngoại Giao Việt Nam, hoặc

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài (áp dụng trường hợp văn bản này không có sẵn ở Việt Nam)

Sau khi đã chứng nhận lãnh sự, bạn có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ làm thủ tục hợp pháp hóa.

Bước 3: Xin xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia nước nơi tài liệu được sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự

Mang hồ sơ kèm theo giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự ở trên. Tới cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy theo quốc gia mà cơ quan đó có thể là:

Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành
Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam

3. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của Info Travel

Chúng tôi luôn làm việc không ngừng để đơn giản hóa toàn bộ hồ sơ và quy trình hợp pháp hóa cho người nước ngoài. Và giờ đây, đến với dịch vụ của Info Travel, quý khách sẽ chỉ cần thực hiện 3 bước đơn giản như sau:

Bước 1. Liên hệ và tư vấn

Quý khách chỉ cần liên hệ tới Info Travel qua các kênh sau:

Hotline: 0327.828.822
Website: Nhapcanhvietnam.com
Email: congthongtinvisa@gmail.com

Đội ngũ chuyên viên tư vấn của Info Travel sẽ:

Tư vấn về những quy định mới nhất về hợp pháp hóa lãnh sự cho người nước ngoài
Cung cấp danh sách hồ sơ quý khách cần chuẩn bị để xin hợp pháp hóa lãnh sự. Số lượng hồ sơ quý khách cần chuẩn bị sẽ là ít nhất có thể
Hướng dẫn quý khách cách chuẩn bị những hồ sơ cần thiết (nếu cần)

Bước 2. Tiếp nhận hồ sơ và xử lý

Sau khi quý khách chuẩn bị xong các giấy tờ theo hướng dẫn, chuyên viên Info Travel sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và tiến hành xử lý.

Bước 3. Trả kết quả công văn nhập cảnh

Hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được Info Travel gửi tới quý khách khi có kết quả.

Bài viết tham khảo: