Hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhằm xác nhận tính hợp pháp của con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp. Vậy điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào? Cùng Info Travel tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Danh mục

1. Tại sao phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự?

Đối với người nước ngoài muốn đến Việt Nam sinh sống, làm việc hoặc thậm chí là kết hôn với người Việt. Việc chuẩn bị các giấy tờ cá nhân là điều không thể tránh khỏi. Đồng thời, nếu bạn là người nước ngoài muốn hợp tác kinh doanh với các doanh nghiệp tại Việt Nam, việc hợp pháp hóa các tài liệu thương mại là cần thiết để hoàn thành các thủ tục hành chính.

Quá trình hợp pháp hóa này thường được thực hiện thông qua các cơ quan có thẩm quyền ở cả nước ngoài và Việt Nam, và được chứng nhận bằng con dấu, chữ ký, hoặc các chứng nhận khác trên tài liệu. Khi các giấy tờ đã được xác nhận, người sở hữu có thể hoạt động và sử dụng chúng một cách hợp pháp tại Việt Nam.

Việc hợp pháp hóa sẽ do cơ quan có thẩm quyền tại nước ngoài và Việt nam chứng nhận bằng con dấu chữ ký hoặc các chức danh trên giấy tờ và tài liệu đó. Khi các giấy tờ đã được công nhận thì công dân có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

2. Hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự

Bạn lần lượt điền thông tin cho từng loại giấy tờ trên form nhập liệu để đưa vào danh sách các giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự. Lưu ý các mục có dấu * (màu đỏ) là bắt buộc nhập.

Tên giấy tờ: nhấn vào ô “Chọn tên giấy tờ” để chọn một trong danh sách những giấy tờ liệt kê sẵn. Ví dụ: Bằng đại học.
Loại giấy tờ: nhấp vào ô “Chọn loại giấy tờ” để chọn một trong 4 loại sau: Bản chính, bản dịch, bản sao, bản trích lục.
Tổng số bản: nhập tổng số bản.
Số hiệu của giấy tờ: nhập vào số hiệu có trên giấy tờ của bạn. Ví dụ số hiệu bằng: 0112061. Nếu giấy tờ của bạn không có số hiệu thì nhập số “0”.

Tên người được cấp giấy tờ: nhập chính xác họ tên trên giấy tờ.
Cơ quan cấp/sao chứng thực: nhập tên cơ quan chức năng cấp giấy tờ định làm hợp pháp hóa, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và hiển thị cửa sổ chứa cơ quan đúng nhất với tên cơ quan bạn đã nhập. Chọn tên cơ quan đó và nhấn nút “Đóng“.

Người ký: nhập họ tên người đã ký cấp giấy tờ đó.
Chức danh: nhập chức danh người ký. Ví dụ: Hiệu trưởng.
Ngày ký: nhập đúng định dạng (dd/MM/yyyy) ngày ký cấp giấy tờ cần hợp pháp hóa. Ví dụ: 16/08/2008.
Cuối cùng nhấn nút biểu tượng màu xanh để lưu thông tin vào danh sách

Bước 2. Hướng dẫn cách sửa, xóa, sao chép thông tin giấy tờ đã nhập

Từ “Danh sách các giấy tờ cần đăng ký CNLS/HPHLS“, bạn chọn tên giấy tờ cần sửa, nhấn vào nút sửa biểu tượng bút chì màu vàng trên cùng dòng.
Muốn xóa, bạn chọn dấu gạch chéo màu đỏ.
Cần sao chép bạn chọn biểu tượng 2 tờ văn bản màu trắng xám.

Bước 3. Nhập thông tin người nộp hồ sơ

Họ và tên người nộp hồ sơ: điền chính xác họ tên.
Số CMND: tờ khai trực tuyến hợp pháp hóa lãnh sự mặc định tick xanh vào sau nút “Số CMND“, bạn nhập số chứng minh thư vào ô vuông bên cạnh. Ngoài ra có thể thay thế bằng số hộ chiếu, số bằng lái xe của bạn bằng cách tick vào nút tròn sau gợi ý “(số hộ chiếu, bằng lái xe…)“.
Ngày cấp: nhập ngày theo đúng định dạng dd/mm/yyyy. Ví dụ: 15/04/2012.
Địa chỉ liên lạc: nhập đúng chính xác địa chỉ liên hệ của bạn.
Số điện thoại: ghi chính xác số điện thoại, nếu điện thoại cố định thì ghi đầy đủ cả mã vùng.
Thư điện tử: nhập email của bạn.

Bước 4. Điền thông tin nước sử dụng giấy tờ hợp pháp hóa

Giấy tờ trên sẽ sử dụng tại nước: click chuột vào ô vuông bên cạnh để chọn những nước sử dụng giấy tờ được hợp pháp hóa có sẵn trong danh sách.
Mục đích sử dụng: nhấn vào dấu mũi tên của ô “Chọn mục đích sử dụng” bên cạnh để chọn một mục đích có sẵn trong danh sách. Ví dụ: Xin giấy phép.
Nơi khai đơn: nhấp chuột vào ô bên cạnh để chọn nơi bạn tiến hành khai đơn trong danh sách chọn sẵn.
Nơi nộp hồ sơ: nhấp vào ô “Chọn nơi nộp hồ sơ“, trong danh sách sổ xuống, chọn nơi nộp. Ví dụ: Sở ngoại vụ TP.Hồ Chí Minh nếu bạn ở Hồ Chí Minh.
Mã bảo vệ: nhập vào ô bên cạnh ký tự hiển thị trong ảnh bên dưới. Nếu không thể nhìn rõ, bạn nhấn nút Làm mới (resfresh) bên cạnh để lấy ký tự khác.
Cuối cùng, click chọn vào ô vuông: “Tôi xin cam đoan những lời khai trên là sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự chính xác của hồ sơ này”.

Bước 5. Hoàn thành và in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự

Bạn nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập một lần nữa để kiểm tra xem chính xác chưa.
Nếu không có gì cần sửa, bạn nhấn nút “Hoàn thành”.
Tải tờ khai về máy tính. File lưu định dạng pdf, bạn có thể mở bằng trình duyệt hoặc phần mềm foxit reader, acrobatReader.
Nên ghi lại thông tin “Mã tờ khai”, “Mã xác thực” để tiện sử dụng cho các lần tiếp theo.
In tờ khai ra giấy khổ A4.

Sau khi in, bạn tiến hành ký và ghi rõ họ tên là hoàn thành xong tờ khai trực tuyến hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.

3. Lời kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự. Hy vọng, những thông tin Info Travel chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ tới Hotline 032 782 8822 để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.

Bài viết tham khảo: