Apostille là gì? Sự khác nhau giữa Apostille và Legalization

Bài viết này, Info Travel sẽ giúp bạn hiểu rõ Apostille là gì? Và phân biệt sự khác nhau giữa Apostille và Legalization. Từ đó, để bạn biết Việt Nam có cung cấp Apostille hay không, và giấy tờ nước ngoài đã được Apostille có được sử dụng tại Việt Nam không?

Danh mục

1. Apostille là gì?

Apostille, thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Pháp. Là một hình thức chứng nhận giấy tờ, tài liệu được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền. Thuộc một trong các quốc gia ký kết Công ước LaHay (công ước về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài).

Theo đó, khi có tem Chứng nhận Apostille (Apostille stamp). Mọi giấy tờ, tài liệu đó sẽ được công nhận và được sử dụng hợp pháp tại tất cả các quốc gia thành viên còn lại. Chứng nhận Apostille thường được phát hành bởi Cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu, thường là Bộ Ngoại giao.

Đến nay, nước Cộng Hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam vẫn chưa là thành viên của Công ước LaHay (Hague). Hay còn gọi là Công ước Apostille. Do vậy, công dân Việt Nam cần phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

1.1. Những lợi ích khi có chứng nhận Apostille

Việc nhận được chứng nhận Apostille mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Đây là yếu tố giúp các quốc gia thành viên công ước Apostille giảm thiểu tối đa thời gian xử lý các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Khi có chứng nhận giấy Apostille sẽ tạo điều kiện thuận lợi lưu hành, sử dụng các loại giấy tờ công của nước họ tại nước thành viên thuộc công ước và ngược lại.

Đây cũng là một yếu tố quan trọng góp phần tạo môi trường thuận tiện cho việc giao dịch nhân sự. Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến thương mại, lao động hay việc đầu tư giữa các nước công ước cũng trở nên dễ dàng hơn.

1.2. Giấy tờ, tài liệu được chứng nhận Apostille

Không phải tất cả các loại giấy tờ của các quốc gia thành viên ký kết Công ước LaHay đều có thể được chứng nhận Apostille.

Về cơ bản, các giấy tờ đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille được chia thành 2 loại như sau:

Giấy tờ được lập bởi cơ quan hoặc viên chức có mối liên hệ với tòa án hoặc cơ quan tài phán quốc gia, bao gồm các giấy tờ, tài liệu được lập bởi công tố viên, thư ký tòa án, hoặc thừa phát lại
Giấy đăng ký kết hôn
Giấy khai sinh
Giấy chứng tử
Giấy đăng ký kinh doanh
Án lệnh
Giấy tờ đã được công chứng viên hoặc ủy viên tuyên thệ ký tên
Chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân. Như chứng nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký một giấy tờ hoặc ghi nhận một sự việc. Diễn ra vào một ngày nhất định cụ thể và chứng nhận chính thức hoặc công chứng chữ ký.

Tuy nhiên, một số giấy tờ sau không được chứng nhận Apostille:

Giấy tờ được lập bởi viên chức lãnh sự hoặc viên chức ngoại giao
Giấy tờ hành chính có liên quan trực tiếp đến các hoạt động hải quan hoặc thương mại

2. Legalization là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự (legalization) là việc cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi sử dụng giấy tờ tài liệu chứng thực con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu nước ngoài cần sử dụng tại quốc gia đó.

Bước này được thực hiện sau khi giấy tờ, tài liệu đó đã được cơ quan có thẩm quyền của nước cấp chứng nhận lãnh sự (hoặc Apostille nếu đó là giấy tờ đủ điều kiện được chứng nhận Apostille).

Đối với các quốc gia chưa ký công ước LaHay như Việt Nam. Đây được xem là bước bắt buộc cần thực hiện. Trừ khi giấy tờ; tài liệu đó thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự có thể là:

Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền tại nước sử dụng giấy tờ, tài liệu
Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của nước sử dụng giấy tờ, tài liệu đặt tại nước cấp giấy tờ, tài liệu đó.

3. Phân biệt giữa Apostille và Legalization

Như đã chia sẻ ở trê, có 02 quy trình cần thực hiện để có thể sử dụng giấy tờ, tài liệu tại một nước không phải nước cấp, đó là Apostille và Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự. Việc bạn cần thực hiện quy trình nào sẽ phụ thuộc vào loại giấy tờ, quốc gia cấp, và quốc gia sử dụng.

Sự khác nhau giữa Apostille và Legalization

Apostille
Đối với các giấy tờ đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille. Nếu bạn có ý định sử dụng giấy tờ đó tại quốc gia thành viên của công ước La Hay, bạn chỉ cần xin tem chứng nhận Apostille.
Legalization
Đối với các giấy tờ đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille. Nhưng nếu bạn có ý định sử dụng giấy tờ đó tại quốc gia không phải là thành viên của công ước LaHay. Thì bạn cần xin tem chứng nhận Apostille của cơ quan có thẩm quyền của nước cấp. Sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước sẽ sử dụng giấy tờ đó đang đặt tại nước cấp.
Đối với các giấy tờ không đủ điều kiện được chứng nhận Apostille, hoặc nước cấp không thuộc khối công ước LaHay. Thì bạn sẽ cần xin tem chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp. Sau đó xin tem hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước sẽ sử dụng giấy tờ đó đang đặt tại nước cấp.

4. Lời kết

Với những gì Info Travel chia sẻ, hy vọng bạn đã hiểu cơ bản về Apostille và không còn nhầm lẫn giữa giữa hai khái niệm Apostille và Legalization. Để quá trình xin hợp pháp hóa lãnh sự được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Bạn có thể liên hệ tới Hotline 032 782 8822, chuyên viên của Info Travel luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7.

Bài viết tham khảo: